Trabajo en equipo

No podemos negar que el ser humano, casi por definición, es un animal eminentemente social y que continuamente nos estamos relacionando con personas. Y como no, si gran parte de nuestro tiempo lo pasamos trabajando, también nos relacionamos con personas en ese ambiente, pero la rutina puede hacer que ese tiempo no sea lo suficientemente productivo y entremos en una “inercia” en la que nos dejamos llevar por el movimiento de las "olas" de nuestro trabajo y hacemos lo que nos toca sin pensar si lo hacemos de la manera adecuada.

Aunque es misión de los directivos y responsables seleccionar los integrantes de los equipos de trabajo más adecuados para cada tarea, cuando nosotros participamos en esos equipos podemos aportar algo más que nuestro conocimiento o experiencia, haciendo de la ocasión una experiencia enriquecedora y productiva.

Trabajo en equipo y trabajo en grupo son dos conceptos muy similares y que la gente suele confundir con frecuencia. En la diferencia entre ambos muchas veces esta el éxito de la gestión de un equipo de trabajo. Podríamos definir trabajo en grupo cuando un grupo de personas se juntan para trabajar por un fin común, y trabajo en equipo cuando un grupo de personas se juntan para trabajar por un fin común. Los lectores más avispados se habrán dado cuenta que ambas definiciones son idénticas y tienen razón. La diferencia entre ambas reside en los resultados y los mecanismos necesarios para llegar ellos, de tal manera que cuando uno trabaja en grupo el resultado suele ser, en el mejor de los casos, la suma de sus partes y cuando se trabaja en equipo el resultado es mayor que la suma de sus partes. ¿Como es esto posible? En este artículo intentaremos arrojar luz sobre este tema y dar las claves para que un grupo de personas trabajen en equipo y no en grupo:

• Comunicación: Aunque parece obvio, la comunicación es una parte fundamental para un buen trabajo en equipo, pero habitualmente se olvida porque se da por hecho. Muchas veces se inician proyectos con una reunión previa y de ahí a la presentación del resultado final no hay muchas más (alguna de seguimiento y poco más). No soy partidario de reuniones programadas donde la gente se sienta obligatoriamente a verse las caras, pero si es cierto que se tiene que fomentar las ocasiones para que los participantes puedan intercambiar opiniones e ideas. Desde mi punto de vista, lo mejor es que, cuando sea posible, trabajen todos en una misma sala donde haya contacto visual, ya que la propia interacción diaria fomentará esa comunicación. En ocasiones los integrantes del grupo pertenecen a varias disciplinas, e incluso pueden estar situados en distintas plantas de un edificio u oficinas situadas en distintas localidades. Si la situación lo permite, la mejor manera de fomentar la comunicacion es crear situaciones en las que los integrantes del equipo puedan coincidir como por ejemplo desayunos o comidas informales (no desayunos o comidas de trabajo). Si todos los días tienen un momento para charlar distendidamente, se fomentará la comunicación entre los miembros.
• Todas las ideas deben ser escuchadas: Este es un punto muy importante. Siempre hay que asumir que alguien que no tiene el mismo punto de vista que tu, puede aportar la solución al problema, aunque no tenga la misma experiencia o posición que nosotros. Si somos quien coordina el grupo hay que fomentar la participación. Es de sobra conocido que cuando la gente participa en la resolución del problema se involucra mejor en la ejecución de las soluciones. Esto generará un clima positivo dentro de los miembros del equipo al sentirse escuchados y valorados. Si somos un integrante del equipo, habrá que evitar hablar por hablar y apoyar todas nuestras aportaciones con argumentos (prepararlo por escrito ayuda a transmitir mejor las ideas).
• Clima de trabajo: Es imprescindible que haya un buen ambiente de trabajo. Es inevitable tener desavenencias y roces con compañeros de trabajo pero estas nunca pueden afectar al ambiente de trabajo. Porque no solo afecta a las personas involucradas sino que acaba extendiendose al resto del grupo. Siempre hay ocasiones para resolver estos temas y es conveninte hacerlo siempre en privado.
• Control: En cualquier proyecto es importantísimo tener control sobre la evolución del mismo, pero este nunca se tiene que convertir en presión. No todas las personas trabajan igual con presión y sus efectos pueden ser perniciosos para el desarrollo del grupo y el resultado final del proyecto. Los mecanismos de control, autoimpuestos o del director sobre el grupo, deben tener como objeto evaluar los progresos y nunca utilizarse como un acicate para espolear a los empleados o compañeros. Se deberán usar para detectar deficiencias y aplicar soluciones. Existen varias mecanismos bastante conocidos para ellos, aunque el principal y más importante es una buena planificación.
• Planificación: Todos los miembros del equipo tienen que tener claras sus funciones dentro del grupo, plazos, recursos y cualquier información necesaria para llevar acabo la tarea. No hay nada que lastre más un trabajo en equipo que tener que perder tiempo en buscar documentación, recursos, etc... eso sin contar que esa persona no involucre a otra y haya un corrillo de gente buscando, por ejemplo, en la red de la empresa, la plantilla necesaria para solicitar permiso para acceder a una base de datos. Eso es, desde un punto de vista de productividad, nefasto. Siempre surgirán imprevistos, pero una buena planificación debería prever esas situaciones (no los casos concretos) y sus mecanismos de resolución para reducir el tiempo para solventar la incidencia.

Prestando atención a estos puntos ayudaremos a conseguir que 2+2 sean 6 y no 4. Obviamente hay muchos más aspectos y facetas a tener en cuenta, pero creo que estos son los más importantes. Haciendo incapie en ellos se conseguirán mejores resultados y grupos más productivos y eficaces.