Reuniones eficientes

En cuanto recibimos un Email convocándonos a una reunión, casi todo el mundo resopla. En ese momento nos invade una sensación de astío y es por el hecho de que las reuniones normalmente se asocian con una forma de perder el tiempo. Y lo peor, es que por regla general suele ser así. 

Para evitar esto, existen pautas muy claras que se deben usar para conseguir que el tiempo empleado en reunirnos sea completamente útil. Estas pautas son aplicables a cualquier tipo de reunión, incluso a las que a priori no damos importancia porque se vayan a tratar temas menores o no relevantes.

Antes de comenzar conviene valorar la necesidad de la reunión. Hay que pensar que todos los que asistirán a la reunión van a reservarse un tiempo de su jornada y es necesario que su participación este justificada y que puedan hacerlo con garantías suficientes para que no sea una perdida de tiempo. También hay que considerar que cada empleado tiene un coste, y que sentar a 5 personas en una reunión para discutir un tema y salir de la sala sin una solución al mismo puede suponer un gasto considerable.

• Coordinador: Toda reunión tiene que tener un coordinador. Su misión será la de asegurarse que se sigue el plan previsto en la agenda y, si es necesario, asignando los tiempos de palabra a cada uno. No interesa que se formen corrillos y surjan dos o tres temas de conversación a la vez. Generan un murmullo de fondo y distraen la atención, a parte de ser una falta de educación a los compañeros.
• Convocar la reunión con suficiente antelación: Aquí se impone el sentido común. No existe un tiempo establecido para convocar reuniones. No hay nada que siente peor, que enterarte en un pasillo que te tienes que meter en un despacho para reunirte con tres personas más. La antelación facilitará que los asistentes preparen el tema de la reunión y acudan con argumentos suficientes. Aunque la reunión sea muy urgente tendrá que existir algo de margen entre la convocatoria y la reunión, 15 minutos pueden decantar la balanza entre un tiempo productivo y un tiempo perdido.
• Agenda: Ni que decir tiene que todos los asistentes tienen que conocer al dedillo los temas a tratar. No vale con rellenar solo el asunto de la convocatoria. Deberemos esmerarnos en incluir todos los detalles posibles de la reunión en la agenda de los temas a tratar. Aunque solo exista un tema, el contenido a tratar es fundamental.
• Estimación del tiempo: Es muy importante, antes de convocar la reunión, calcular el tiempo que nos llevará tratar cada tema. Este calculo debería incluir el tiempo adicional de debate si el tema lo requiriese. Aunque este punto parece obvio, no siempre se le asigna el tiempo adecuado a las reuniones y se intenta encajar en una reunión de una hora, temas que por su propia envergadura requerirían dos. No hay nada que de más rabia que terminar una reunión y que no haya dado tiempo a tratar todos los temas. Por eso es fundamental hacer una previsión realista del tiempo del contenido completo de la reunión.
• Preparar el contenido por escrito: Para poder proyectar con coherencia y efectividad una idea, la preparación por escrito es nuestra mejor herramienta. El hecho de preparar el tema por escrito nos ayudará a racionalizar nuestras ideas y ordenarlas. Además nos servirá como esquema/plantilla para poder ir recorriendo la argumentación sin dejarnos ningún punto.
• Mentalidad abierta: A la hora de ir a una reunión a discutir un tema hay que presentarse con una mentalidad abierta, dispuesto a escuchar los comentarios de los compañeros de la reunión. Si se está discutiendo como arreglar un problema, no ayudamos si nos cerramos en banda intentando defender nuestra propuesta a capa y espada. Solo con una mentalidad abierta surgirán las mejores ideas.
• Puntualidad: La puntualidad en una reunión es fundamental. Habrá que evitar convocar las reuniones a primera hora de la mañana, o justo después de comer, ya que es complicado que todo el mundo esté disponible en ese momento. Creo que un margen razonable sería una hora después de esas. Es decir, que si la jornada laboral empieza a las 9, convocar la reunión a las 10. Así daremos tiempo a que la gente pueda gestionar los temas urgentes y llegar a la reunión con toda su atención puesta en los temas a tratar. A la hora de la reunión yo soy partidario de no demorar el comienzo de la misma más de 10 minutos. Creo que es tiempo de cortesía suficiente para esperar a la gente. Durante este tiempo la puerta de la sala permanecerá abierta, y tras cumplir el plazo de cortesía que estimemos oportuno, cerraremos la puerta y quien no haya llegado para entonces se quedará fuera. Es importante este punto, ya que hay gente que llega tarde de forma recurrente a las reuniones, faltando al respeto de los compañeros que le están esperando. Con esta técnica conseguiremos aumentar la puntualidad de los asistentes. Igual de importante que es empezar a la hora indicada, la reunión no debe extenderse de la hora de finalización. Los asistentes se habrán planificado el día teniendo en cuenta la duración de la reunión y perjudicaría directamente su productividad cualquier variación del horario. De hecho, lo ideal es intentar acabar las reuniones 15 minutos antes de lo programado inicialmente. Favorecerá tener la sensación de haber acabado antes de lo previsto y nos dará a todos un tiempo adicional antes de retomar los temas pendientes. Para ello, podemos incluir esos minutos de más en la programación de la reunión para poder tener también algo de margen de cara a posibles variaciones en la programación.
• Timming: Si hemos hecho bien los deberes a la hora de valorar el tiempo necesario para tratar cada tema es preciso ceñirnos a ello. Así conseguiremos tratar todos los temas de la reunión sin dejarnos ninguno. Si algún tema por su propia complejidad requiriese dedicarle más tiempo, se consumirá el tiempo previsto para tratarlo y se convocará otra reunión para tratar el tema con más profundidad, pero nunca debemos dejar que un tema ocupe todo el tiempo de la reunión. 
• Acta de la reunión: Es preciso redactar un acta después cada reunión donde se especifiquen detalladamente las intervenciones de cada participante, con los comentarios realizados y, lo más importante, un resumen con los acuerdos alcanzados y los objetivos para la próxima reunión (si la hubiese), incluyendo los responsables correspondientes en cada caso.

Teniendo en cuenta estos factores conseguiremos reuniones más eficientes reduciendo el tiempo y el coste de las mismas. Para tener una estimación del coste que puede tener una reunión, les dejo este enlace a MeetOrDie donde podemos tener una "estimación" (de forma poco real aunque bastante divertida) del coste de nuestras reuniones.